הסביבה העסקית של ימינו מאופיינת בשינויים מהירים והתקדמות טכנולוגית תכופה. בית עסק גדול כקטן שרוצה לשרוד בסביבה מאתגרת כזו חייב ליישם תהליכי עבודה מסודרים המוגדרים היטב. קיום תהליכים שכאלה יבטיח לבית העסק יעילות וגמישות שיאפשרו לו להגיב במהירות להתפתחויות עסקיות שונות.
אחד מהנכסים החשובים ביותר לארגון הוא הידע הקיים בו. ידע זה נמצא בד"כ במוחם של עובדי הארגון ועולה הצורך הדחוף לתעד את אותה תורה שבעל פה. תיעוד הידע הארגוני יאפשר ניתוח ובקרת תהליכי העבודה בארגון ויצירת סטנדרט ארגוני לביצועם.
כתיבת נהלי עבודה בארגון היא צעד ראשון וקריטי להגדרת התהליכים בארגון. נוהל עבודה איכותי מגדיר מספר דברים:
1. תהליך עבודה מפורט, קל להבנה וחד משמעי.
2. גורם אחראי לביצוע כל משימה בתהליך.
3. גורם אליו ניתן לפנות בענייני הנוהל.
4. בנוהל מופיע תאריך עדכון אחרון.5. לנוהל מבנה סטנדרטי קבוע החוזר על עצמו בכל נהלי הארגון.
במידה ויש מקום לשינוי תהליך קיים, מקיימים דיון וכותבים את תרשים התהליך מחדש. במידה ואין צורך בשינוי או שיפור התהליך מכינים טיוטה של הנהלים ומעבירים לעיון בעלי התפקידים. כל בעל תפקיד והנהלים שרלוונטיים אליו.
בעלי התפקידים מעירים ומגיבים על טיוטת הנהלים. עורכים אותם בהתאם להערות ומכינים גרסה סופית שחוזרת לעיון ואישור בעלי התפקידים. לאחר השלמת שלב זה מפרסמים את הנהלים ומתחילים לעבוד על פי הם.
חשוב להבין כי גם אם עיקר מלאכת כתיבת הנהלים כבר מאחורינו, יש להקפיד לאכוף אותם ולבצע בקרה תקופתית ועדכון הנהלים במידת הצורך.
ליעד ניהול צוות של מהנדסי תעשיה וניהול המתמחים ביישום פרויקטים לכתיבת נהלים בארגונים קטנים, בינוניים וגדולים. ניתן להיעזר בנו לכתיבת נהלים חדשים וכן שדרוג ותחזוקה של נהלים קיימים.
השלב הראשון בכתיבת נהלי עבודה בארגון הוא ניתוח והגדרת התהליכים בארגון. לאחר שיש בידינו את רשימת התהליכים בארגון מבצעים ראיונות אישיים עם בעלי תפקידים ועמדות מפתח. בשלב זה בעצם, מתעדים את התהליכים ויוצרים תרשימי תהליך.
בסופו של שלב זה מקיימים דיון על התיעוד שנכתב. האם הוא משקף נאמנה את התהליכים בארגון והאם יש צורך בפעולות של בעלי התפקידים לשיפור תהליך זה או אחר.
רן פרייז מהנדס תעשייה וניהול יועץ לעסקים קטנים ובינוניים בתחום חיסכון בעלויות ארגוניות, כתיבת נהלים, מערכות מידע CRM ERP, ניהול פרוייקטים.
